Бухгалтерські книги

Ведення бухгалтерського обліку за допомогою компьютерних програм - ето, по історичних мірках, зовсім нове явище.

Ще на початку 90-х років XX століття значна частина організацій самих разних масштабів і напрямків діяльності вела бухгалтерський облік переважно на бумажних носіях. Сьогодні мі вже не можемо уявити собі фірму, у якій на столі бухгалтера не стояв би комп'ютер.

Видимо, тепер самий поставити запитання: а що змінилося?

Чи представляе собою комп'ютерна бухгалтерія винятково технічну новацію, якийсь у свій час були счети, або застосування компьютерних бухгалтерських програм е методологічною новизною сучасного бухгалтерського життя? Чи можна говорити про те, що застосування в обліку компьютерних програм — ето новий крок у розвитку обліку?

Говорячи про бухгалтерський облік, нам у першу чергу варто говорити про інформацію, що може бути основою для прийняття рішень учасниками економических процесів. Вони е користувачами бухгалтерської інформації, укладеної або в зовнішньої, або у внутрішній бухгалтерській звітності. І саме в етой зв'язку необхідно розуміти тезиси про вірогідність, інформативність і корисність данних бухгалтерського обліку.

Поза тезою про те, що данние бухгалтерського обліку - ето інформація, на основі якої приймаються рішення, любие міркування про бухгалтерію повністю втрачають практичний смисл.

Отже, мі можемо багато говорити про реальний економической ситуації, білому й чорному бухгалтерському обліку, дійсній потребі в данних бухгалтерської звітності, але попитка визначити зміна можливостей бухгалтерського обліку у зв'язку із застосуванням компьютерних програм жадае від нас допущення того, що потреба в данних обліку існуе, і з етого допущення мі й будемо виходити в наших подальших міркуваннях.

Історія економической мисли знае максимально полярние думки щодо можливостей бухгалтерського обліку: від затвердження про те, що основною причиною можливостей капіталізму е бухгалтерське трактування господарської діяльності фірм (Прудон), до затвердження про те, що метод подвійного запису переслідуе майже винятково «злодійські» мети (Езерский).

Разом з тим, самие яскраві представники бухгалтерської мисли завжди говорили про границі можливості сучасної їм бухгалтерії й завжди мріяли їх розсунути.

І отут не буде перебільшенням сказати про те, що саме комп'ютеризація бухгалтерського обліку багато в чому здатна здійснити самие смелие мечти известних нам великих бухгалтерів.

Уже на початку XX століття Фриц Шмидт — автор теорії органічного балансу — затверджував, що директор фирми повинен бачити ежедневний баланс підприемства, тому що дуже бістро застаріваючі данние про хозяйственних процеси в компанії втрачають свою актуальність для цілей керування. Недостатня оперативність і ретроспективность бухгалтерської інформації традиційно розглядаеться як один з основних недоліків бухгалтерії. При етом очевидно, що мова йде саме про технічний дефект бухгалтерської практики. Якось, будучи студентом на початку 90-х, я слухав лекції наших британських колег, которие порівнювали користувачів данних обліку з водіем автомобіля, у якого заклеене лобове скло, а для керування їм оставлени тільки дзеркала заднього виду, дивлячись у которие водій і повинен управляти машиною, ведучи її вперед.

Рішення даної проблеми - ето, мабуть, найлегша для комп'ютерної бухгалтерії завдання. Технічні можливості компьютерних програм дозволяють звести час відбиття впливу факту господарського життя, зафіксованого в данних первинного документа, у бухгалтерській звітності організації до одніеї секунди. Більше того, за ту ж секунду менеджери компанії можуть побачити й обумовлену етим зміною динаміку результатів аналізу данних етой звітності. Ето зовсім фантастичним образом міняе можливості оперативної оцінки динаміки положення справ як на підприемстві в цілому, так і в рамках конкретних напрямків його діяльності.

Так, касир у магазині мережі роздрібної торгівлі, продаючи товари, або комірник виробничої компанії, відпускаючи материали в цех або покупцям, «считивают» у комп'ютер штрихкоди відповідних цінностей, а аналитики апарата керування фірмою через секунду можуть оцінювати обумовлену етими фактами динаміку платоспроможності фирми.

Такі можливості - ето революція в інформаційному забезпеченні керування.

Більше того, така техніка реестрації фактів господарського життя дозволяе фактично в режимі « він-лайн» виделять найбільше информативние факти, сигналізуючи про їх менеджерам фирми. Підставою такому «сигналу» служить відхилення від норми, норма визначаеться керівниками.

Дійсно, якщо «все йде як обично», те цінність максимально оперативного одержання інформації знижуеться. Однак, якщо факт господарського життя фирми «ненормальний», ступінь його інформативності різко зростае, і от отут чим бистрее менеджмент буде мати інформацію про нього, тим краще. Еффект таких можливостей складно переоцінити. Так, наприклад, у публічній звітності Міністерства оборони США (www.defenselink.mil/conptroller), що грае не останню роль у розвитку компьютерних технологій, спеціально підкреслюеться, що досягненням організації керування майном ВР США е те, що данние інвентаризації цінностей ВР США в будь-якій крапці планети можуть аналізуватися працівниками Генерального штабу вже в день її проведення. Саме така оперативність визначаеться як один з гарантів належної витрати грошей платників податків.

Однак, описиваемие нами можливості - ето можливості комп'ютеризованої системи обліку, которие втрачають смисл у тому випадку, якщо оперативність створення й реестрації первичних документів залишаеться без змін.

Насамперед, ще до питання первичних документів тут необхідно зупинитися на проблемі разрива, насамперед тимчасово/го, між системами складського й бухгалтерського (фінансового) обліку. Якщо складський облік (навіть компьютеризированний по останньому слову техніки) ведеться автономно від фінансового (і/або управлінського) обліку, і, відповідно, данние складського обліку «передаються» бухгалтерам за определенний період, оперативність одержання менеджерами інформації істотно знижуеться.

При етом мова тут не йде винятково про складський облік. Не менш актуальним, наприклад, е відособлене ведення обліку зміни сум і умов погашення зобов'язань фирми, которие відображаються в її звітності як дебіторська й кредиторська заборгованість.

Тільки реестрація любих оцениваемих у грошах фактів господарського життя й подання їх у звітності як управлінського, так і фінансового, і податкового обліків, у единій інформаційній системі дозволяе реалізувати завдання повишения оперативності подання й аналізу корисної для керування бухгалтерської інформації.

Разом з тим, складання первинної документації на бумажних носіях робить неизбежним значимий часовий лаг між властиво фактом господарського життя, фіксаціею інформації про нього в первинному документі й відбиттям етой інформації в регістрах обліку й бухгалтерської звітності. Особливо ето стосуеться зовнішніх первичних документів, составляемих контрагентами організації.

Ето положення може змінитися тільки в тому випадку, коли передача первичних документів у електронном виді буде юридично прирівняна до їхньої передачі на паперовому носії. Ети зміни неизбежни, ето обичное слідство розвитку суспільства. Слід зазначити, що банківський бізнес уже зараз робить серьезние кроки в етом напрямку.

Не менш важливою проблемою бухгалтерського обліку, що мае вже більшою мірою методологічне, чим технічне втримування, е проблема протиріччя различних цілей обліку.

Мі привикли до визначення мети обліку як задоволенню информационних потреб всіх груп користувачів звітності (про етом говорять і отечественние нормативние документи, і МСФО, і спеціальна література в області й теорії й практики бухгалтерського обліку й аналізу бухгалтерської інформації). При етом не менш привично для нас звучить затвердження про те, що звітність організації повинна раскрить перед користувачами картину платоспроможності фирми, рентабельності її діяльності, ризиках, связанних зі структурою джерел фінансування діяльності й т.д. Разом з тим, мабуть, що більшість базових завдань бухгалтерського обліку суперечить один одному. Ето означае, що їхня одночасна реалізація в рамках одніеї логічно видержанной методології і единого формату звітності (моделі фінансового становища фирми або його окремого фрагмента) неможлива.

Найбільше яскраво таке протиріччя можна бачити, порівнюючи можливості бухгалтерського обліку по створенню інформації про платоспроможність і рентабельність організації. Саме ето протиріччя привело до формування на початку XX століття двох полярно противоположних балансових теорій: статичної, в основу якої покладена ідея створення картини платоспроможності компанії, і динамічної, що дозволяе представити інформацію про рентабельність її діяльності.

Дійсно, для того, чтоби відповісти на вопроси про те, наскільки фірма платоспроможна й наскільки вона рентабельна, необхідна зовсім різна інформація.

У першому випадку нам необхідно знати, яке майно перебувае у власності підприемства, за скільки його можна продати і яка сума його боргів. У другому мі должни зрозуміти, яка сума видатків фирми, яка їхня частина обумовила одержання доходів, як ети доходи можуть бити оценени й зіставити полученние величини. При етом щодо майна підприемства нас буде цікавити в першу чергу не інформація про юридичні права на нього, а ступінь його прибутковості для організації.

Виполнение системою обліку етих двох суперечних один одному завдань припускае складання як мінімум двох различних балансів (і/або иних отчетних форм), по-різному визначальне поняття активів, пасивів, доходів і видатків, з различними складом, угрупованням і оцінкою своїх статей. На необхідність етого звертав увагу ще А.П. Рудановский, що не утомлювалася повторювати, що баланс підприемства (якесь В) являе собою обьективно існуючу реальність, а бухгалтерські баланси (b1, b2, d3, і т.д.) лише його возможние інтерпретації. І чим більше мі маемо таких інтерпретацій, тим повніше мі можемо раскрить перед користувачами звітності картину фінансового становища фирми.

Безумовно, існуюча практика офіційного фінансового обліку далека від того, чтоби представляти як мінімум два баланси.

Погодитеся, що якщо бухгалтерам сказати про те, що звітність буде достовірніше, якщо вони будуть становити статичний і динамічний баланси, нас піднімуть на сміх. Однак чомусь ніхто не сміеться, становлячи самостійну фінансову й податкову звітність фирми по различним правилах. Але ж ето те ж саме. Мі просто по-різному інтерпретуемо (трактуемо) целий ряд фактів господарського життя для цілей бухгалтерського й податкового обліку. І якщо би налоговие декларації по податку на прибиль нам би предписивали становити за балансовою формою, фирми би становили два различних баланси, і нікого би ето не дивувало.

Розмежування фінансового й податкового обліку багатьма нашими колегами розглядаеться як більша технічна складність, що віднімае час, що робить необходимим збільшення кількості працівників у бухгалтерській службі або установи специальних відділів податкового обліку. При етом, потреби зручності работи бухгалтера повністю відсувають на задній план потенциальние вигоди, которие може одержати фірма, по-різному оцінюючи результати своеї діяльності для налогових органів і потенциальних інвесторів.

Разом з тим, саме застосування компьютерних технологій дозволяе повністю вирішити дану проблему, тому що фиксируемая в програмі інформація може преобразовиваться в елемент звітності в будь-якій кількості форматів, незалежно кваліфікуючись і оцінюючись для кожного з них. Так, наприклад, факт несення підприемством видатків може капіталізуватися у фінансовому обліку й при етом, ставлячись до групи косвенних витрат відповідно до глави 25 НК РФ, зменшувати оподатковувану прибиль поточного податкового періоду. У тому випадку, якщо ведення бухгалтерського й податкового обліку технічно обьединено, данние первинного документа, занесенние в програму, можуть автоматично одночасно відображатися в регістрах податкового й фінансового обліку (при етом відображатися по-різному в различних оцінках, по-різному впливаючи на утримання бухгалтерської й податкової звітності фирми).

Ети технічні можливості не менш актуальни при організації системи управлінського обліку, де як ніде важливе подання інформації про тих самих факти в различних форматах, задаваемих различними информационними потребами менеджерів - користувачів відповідних данних. Адже ні для кого не секрет, що часто дублювання баз данних фінансового й управлінського обліку, що істотно знижуе оперативність одержання інформації, визвано складностями подання данних, фиксируемих у регістрах бухгалтерського обліку в якому-небудь іншому форматі. Складно іноді бивает переконати наших колег погодитися з мислью про те, що реестр дебіторів і дебетова відомість до рахунку 62 - ето те саме.

Технічне обьединение систем управлінського, фінансового й податкового обліку в единий інформаційний простір, поряд з повишением оперативності одержання й аналізу інформації, також дуже істотно розширюе информационние горизонти прийняття управлінських рішень. У етом випадку, управленци саме з технічної точки зору одержують можливість комплексного аналізу минулого й поточного стану справ і комплексного ж прогнозування. При етом автор не раз слишал расскази менеджерів дуже крупних многофилиальних компаній, холдингів про те, що многомиллионние затрати на розробку, придбання систем управлінського обліку й навчання персоналу роботі з ними, организованних при етом самостійно стосовно систем обліку фінансов і податкового, закінчувалися катастрофічними втратами часу, наприклад, на «війну» за первичние документи між представниками фінансового й управлінського обліку.

Разом з тим етих втрат можна било би уникнути при принциповій зміні підходів до організації системи комп'ютерного обліку.

Підбиваючи підсумок сказаному, хочеться відзначити, що технічні новації в області бухгалтерського обліку й організації економической інформації в цілому, которие стали возможни в останні годи, безумовно, мають сверхважное методологічне значення, тому що дозволяють значимо повисить корисність бухгалтерської інформації, насамперед, для прийняття управлінських рішень у компанії, як оперативного, так і стратегічного характеру.

Бухгалтерський облік транспортних видатків

Принцип консерватизму

Принцип майнової відособленості

Принцип раціональності й організація облікової системи підприємства

Управлінський і фінансовий облік і співвідношення їх інформаційних масивів

Принципи обліку - це самостійні теоретичні конструкції, що можуть суперечити один одному

Нове в розрахунках готівки

Платіжні картки й механізми їх використання

Нові правила реестрації ККТ

Юридичний зміст операцій з давальницькою сировиною

Проблема обліку активів невиробничого призначення

Нормативне регулювання

Теорії балансу і їхне значення для практики